課程概述/Overview

課程描述

企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，技術(shù)迅猛發(fā)展，信息化滲透到各行各業(yè)的每一個(gè)角落，許多公司在醞釀新的發(fā)展和變革，從而創(chuàng)造更大價(jià)值。在企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施和新變革的努力過(guò)程中，離不開(kāi)人和組織的強(qiáng)力保障，辦公室秘書(shū)作為行政管理者這個(gè)企業(yè)的中樞骨干和企業(yè)政令的執(zhí)行者，擔(dān)負(fù)著艱巨的任務(wù)和挑戰(zhàn)。

本課程結(jié)合中國(guó)企業(yè)的實(shí)際情況，同時(shí)融合了歐美先進(jìn)的行政管理技術(shù)精華。

課程收獲

重新認(rèn)識(shí)辦公室秘書(shū)或助理作為行政管理者在現(xiàn)代企業(yè)中應(yīng)扮演的角色

全面掌握辦公室秘書(shū)或助理應(yīng)具備的各項(xiàng)行政管理技能和方法

進(jìn)一步明確辦公室秘書(shū)或助理的各項(xiàng)職責(zé)

提升辦公室秘書(shū)或助理的統(tǒng)籌管理藝術(shù)

課程大綱/Outline

第一部分  辦公室秘書(shū)高級(jí)行政管理的核心職能

辦公室秘書(shū)的管理

辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)管理規(guī)則的建立和執(zhí)行

辦公室秘書(shū)的資源管理：供給--保管--維護(hù)--更新

辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)文化塑造：辦公室行為系統(tǒng)

辦公室秘書(shū)建設(shè)輿論導(dǎo)向團(tuán)隊(duì)建設(shè)企業(yè)形象

辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部管理制度

辦公室秘書(shū)的協(xié)調(diào)與控制

物力協(xié)調(diào)：資源調(diào)配與控制

人力協(xié)調(diào)：部門(mén)協(xié)作與危機(jī)處理

成本控制

辦公室秘書(shū)的服務(wù)

為“企業(yè)的前線”傾斜服務(wù)

企業(yè)內(nèi)部的“共享式”服務(wù)

辦公室秘書(shū)執(zhí)行力

為什么制度會(huì)形同虛設(shè)

把握 “松” “緊”分寸

提高辦公室的執(zhí)行力

第二部分  辦公室秘書(shū)的素質(zhì)要求

針對(duì)問(wèn)題的思考方式-“流程”與“危機(jī)處理”

面向客戶(hù)的服務(wù)態(tài)度

24小時(shí)快速應(yīng)答式的問(wèn)責(zé)制度

放眼未來(lái)的戰(zhàn)略家“行政事務(wù)化”與“行政規(guī)劃周期”

第三部分  辦公室秘書(shū)的核心管理技能

技能一：辦公室秘書(shū)高效工作的第一步——取得領(lǐng)導(dǎo)的信任

辦公室秘書(shū)怎樣得到領(lǐng)導(dǎo)的信任

處處維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的形象

委曲求全

怎樣取得上司的依賴(lài)

承諾上司的藝術(shù)

慎用解釋的藝術(shù)

辦公室秘書(shū)如何與領(lǐng)導(dǎo)相處

技能二: 辦公室秘書(shū)的時(shí)間管理

辦公室秘書(shū)為何要管理時(shí)間

時(shí)間失控的原因

避免干擾

跳脫時(shí)間陷阱

辦公室秘書(shū)進(jìn)行時(shí)間管理和工作安排的系統(tǒng)方法

利用時(shí)間管理矩陣排定工作重點(diǎn)和優(yōu)先順序

利用時(shí)間日志診斷自己的時(shí)間利用情況

設(shè)定工作和生活的長(zhǎng)期和短期目標(biāo)

利用日程計(jì)劃表安排日程

控制時(shí)間的實(shí)用

技能三：辦公室秘書(shū)的溝通協(xié)調(diào)與績(jī)效激勵(lì)

辦公室秘書(shū)掌握有效的溝通協(xié)調(diào)

如何與下屬溝通

如何與其它部門(mén)經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)

辦公室秘書(shū)促進(jìn)績(jī)效的激勵(lì)

應(yīng)具備的心態(tài) 

如何激勵(lì)下屬

如何進(jìn)行自我激勵(lì)

有效溝通與激勵(lì)的三步曲

如何進(jìn)行團(tuán)隊(duì)激勵(lì)

技能四：辦公室秘書(shū)公文寫(xiě)作與處理

處理規(guī)范化的必要性

公文處理中的常見(jiàn)病及其診治

促進(jìn)公文處理規(guī)范化亟待解決的幾個(gè)問(wèn)題

技能五：辦公室秘書(shū)應(yīng)掌握的基本禮儀與訪客接待

專(zhuān)業(yè)形象塑造

商業(yè)社交禮儀

辦公室禮儀

工作禮儀

商務(wù)應(yīng)酬禮儀

國(guó)際習(xí)俗

接待流程

接待重要客戶(hù)的注意事項(xiàng)

來(lái)訪電話對(duì)策

案例分析

第四部分 辦公室秘書(shū)的管理職責(zé)

職責(zé)一： 辦公室秘書(shū)的行政管理

辦公用品管理及信息管理

辦公用品申購(gòu)、領(lǐng)用的流程及制度

建立固定資產(chǎn)臺(tái)帳，確定責(zé)任人

維護(hù)各類(lèi)辦公設(shè)備的正常使用

信息的收集 

信息的整理 

信息的傳遞 

信息的利用 

信息的儲(chǔ)存 

信息的保密

職責(zé)二：辦公室秘書(shū)的檔案管理

檔案的收集

檔案的整理

檔案的鑒定

檔案的保管

職責(zé)三：辦公室秘書(shū)的會(huì)議管理

認(rèn)識(shí)會(huì)議組織的重要性

如何規(guī)劃一場(chǎng)好會(huì)議

會(huì)議組織者的必備技能

有效促進(jìn)發(fā)言的方法

會(huì)議結(jié)束前組織者工作要點(diǎn)

職責(zé)四：辦公室秘書(shū)的后勤管理

生活福利的管理

員工福利管理

社會(huì)保障管理

醫(yī)療衛(wèi)生管理

圖書(shū)資料的管理

宿舍與食堂的管理

車(chē)輛的管理