課程背景

書面溝通是與同事、上級(jí)、下屬和客戶進(jìn)行交流和合作的主要方式之一。在職場任何時(shí)候都建議首選書面的方式溝通因?yàn)椋?/p>

精確和準(zhǔn)確：書面溝通可以幫助確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。通過書面記錄，您可以精確地表達(dá)您的意圖和要求，避免信息的誤解或錯(cuò)誤解讀。這有助于提高工作效率和減少潛在的溝通障礙。

便于回顧和檢索：書面記錄使信息可以長期保存，并可以隨時(shí)回顧和檢索。這對(duì)于追溯討論、查找決策依據(jù)或回顧工作進(jìn)展非常重要。書面溝通可以為團(tuán)隊(duì)成員提供可靠的參考和依據(jù)，提高工作的透明度和可追溯性。

提供證據(jù)和保留記錄：書面溝通提供了證據(jù)和記錄，以解決爭議、支持決策或滿足法律要求。當(dāng)需要證明特定事件、交流或協(xié)議時(shí)，書面記錄可以提供權(quán)威和可靠的證據(jù)，有助于維護(hù)各方的權(quán)益和責(zé)任。

跨地域和跨文化交流：在跨地域和跨文化的工作環(huán)境中，書面溝通尤為重要。通過書面文字，可以消除語言障礙、克服時(shí)差和地域限制，確保信息在不同的團(tuán)隊(duì)和文化之間準(zhǔn)確傳達(dá)。

細(xì)致和周全：書面溝通提供了思考和策劃的機(jī)會(huì)，使您可以組織您的想法和信息。通過仔細(xì)選擇詞匯和表達(dá)方式，您可以傳達(dá)出周全和細(xì)致的工作態(tài)度，展現(xiàn)專業(yè)和可靠的形象。

共享和協(xié)作：書面記錄可以幫助團(tuán)隊(duì)成員共享信息、協(xié)作和合作。通過共享文件、撰寫會(huì)議紀(jì)要或在團(tuán)隊(duì)協(xié)作平臺(tái)上交流，您可以促進(jìn)知識(shí)共享和團(tuán)隊(duì)合作，提高工作效率和協(xié)同性。

有利于溝通效率：書面溝通可以減少口頭交流的頻率，從而提高溝通效率。通過書面文字，您可以在任何時(shí)間和地點(diǎn)傳達(dá)您的信息，使溝通更加靈活和便捷。

商務(wù)郵件怎么寫明白？有三個(gè)問題有助于理清思路。一，我需要的答復(fù)是怎樣的？二，為了得到答復(fù)我要提供哪些信息？三，我提供的信息中哪些是主要信息？

此外，什么位置要大寫？正文在哪里空行？郵件開頭如何得體寒暄？專業(yè)結(jié)束語是什么？抄送、簽名等怎么寫？都是需要注意的郵件禮儀和格式。

課程大綱

1. 好的商務(wù)書面溝通源于準(zhǔn)備：節(jié)省溝通時(shí)間

* 商務(wù)郵件寫作前的4個(gè)必要提問：

  - WHY:為什么要寫這封郵件?

  - HOW:你希望對(duì)方做什么？

  - WHAT:對(duì)方需要接收到什么信息、感知什么意念?

  - HOW: 我要怎么寫，才能滿足WHAT?

* 商務(wù)書面寫作的3大標(biāo)準(zhǔn):

  - 結(jié)論明確、結(jié)構(gòu)清晰、措辭得體

2. 搭建郵件的邏輯結(jié)構(gòu)

* 好的邏輯結(jié)構(gòu)什么樣?

  - 結(jié)論先行、上下對(duì)應(yīng)、分類清楚、排序邏輯

* 縱向結(jié)構(gòu)和橫向結(jié)構(gòu)

  - 自上而下，或，自下而上

  - 歸納推理結(jié)構(gòu)

    > 時(shí)間順序、結(jié)構(gòu)順序、重要性順序

* 構(gòu)建段落, 用連接詞來闡述各個(gè)段落的想法

3. 使郵件讀起來更加流暢

* 擴(kuò)大詞匯量：找到合適的詞

* 搭建高效的短句。

* 用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)為文字打分

4. 掌握頁面布局的原則

* 保證清晰和養(yǎng)眼，

* 排版常見改錯(cuò)練習(xí)

5. 用措辭使文字具有吸引力

* 激發(fā)閱讀標(biāo)題的欲望

* 使用自信正向的語氣